dnes je 27.9.2020

Input:

Archivácia a uchovávanie dokumentácie podnikateľa - právna úprava

29.3.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

5.2.1.1 Archivácia a uchovávanie dokumentácie podnikateľa - právna úprava

Ing. Júlia Kasalová, CSc.; Ing. Peter Horniaček

Cieľom správnej úschovy a zabezpečenia dokumentácie, ktorá vznikla z činnosti podnikajúcich subjektov je, aby nedochádzalo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu dokumentov a zároveň, aby boli dokumenty k dispozícii pre prípadné dodatočné ich použite na dostatočne dlhé obdobie.

Právny rámec od 1. 1. 2003 tvoria tieto právne normy:

  • zákon MV SR č. 395/2002 Z. z. O archívoch a registratúrach” (§ 2 ods. 16),

  • vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach (§ 43),

  • metodický návod MV SR č. SVS - 204-2004/00844 pre samostatne podnikajúce fyzické osoby (účinnosť nadobudol od 1. 1. 2005),

  • zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení ďalších predpisov (§ 35 ZoÚ).

Do 31. 12. 2002 bol účinný zákon č.149/1975 Zb. „O archívnictve”, ktorý sa vzťahoval iba na štátne podniky a ústredne riadené rozpočtové a príspevkové organizácie vykonávajúce podnikateľskú činnosť.

Pre ostatné podnikateľské subjekty platila povinnosť archivácie len podľa zákona „O účtovníctve” a zákona „Daňový poriadok”.

Nová právna úprava od 1. 1. 2003 o archívoch a registratúrach sa vzťahuje na všetky podnikateľské subjekty (PO, FO).

Zákon o archívoch a registratúrach v § 43 definuje pôvodcu registratúry právnickú alebo fyzickú osobu, z činnosti ktorej vzniká registratúra tzn. súbor dokumentov.

Podľa § 43 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. zabezpečovať správu registratúry je najneskôr od 1. 1. 2006 povinná každá právnická alebo fyzická osoba. V tejto súvislosti je povinnosť zabezpečovať evidenciu, tvorbu, ukladanie, ochranu dokumentov a ich pravidelné vyraďovanie.

Podnikateľské subjekty majú povinnosť vytvárať vlastné registratúrne poriadky a plány.
Z dôvodu vysokej pracnosti tejto úlohy pre podnikateľov -fyzické osoby, vydalo Ministerstvo vnútra SR „Metodický návod č. SVS -2004/00844 (z 22. 11. 2004)”, ktorý pre samostatne podnikajúce osoby plní funkciu registratúrneho poriadku.

Metodický návod nadobudol účinnosť 1. 1. 2005 a stanovuje presný postup samostatne podnikajúcich fyzických osôb aj v oblasti vyraďovania dokumentov. Pre úplnosť uvádzame „Metodický návod” v úplnom znení:

METODICKÝ NÁVOD Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. SVS-204/2004/00844 z 22. novembra 2004 pre samostatne podnikajúce fyzické osoby

Ministerstvo vnútra SR na zabezpečenie postupu samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č.395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydáva tento metodický návod:

Čl. 1 Základné ustanovenia

1. Tento metodický návod upravuje postup samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č.395/2002 Z. z. pri zabezpečovaní správy registratúrnych záznamov (ďalej len dokumentov) vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb.

2. Správa dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb obsahuje:

a) manipuláciu s dokumentmi,
b) úschovu dokumentov,
c) vyraďovanie dokumentov.

Čl. 2 Evidencia dokumentov

1. Evidencia dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb obsahuje minimálne číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. Evidenciu účtovných dokladov upravujú osobitné právne predpisy.

2. Evidencia sa môže viesť osobitne pre jednotlivé skupiny dokumentov (napr. objednávky, zákaznícka agenda, bežná korešpondencia, daňová agenda a pod.).

Čl. 3 Úschova dokumentov

1. Úschova dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb sa zabezpečuje tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu dokumentov. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov oznámi sa táto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu.

2.

www.szz.sk
www.zps.sk
www.keepi.sk
www.sfa.sk
www.szk.sk